信息化建设成为番禺公证处创新发展的助推器

      随着信息化时代的到来，当今社会文化生活被深深烙上了信息化的烙印。信息化是当今社会发展之大势，是各行业避俗趋新之关键。对公证处而言，顺应这一时代的变革，加强信息化建设与公证的深度融合既是公证服务发展的必然选择，也是响应国家信息化建设规划的重要部署。积极践行公证信息化建设有利于优化公证管理方式，提高公证工作效率，扩大公证宣传，推动公证行业创新，还能使得公证服务更加便民优质，改善当事人公证体验，提高公证行业的公信力，树立良好的行业形象。以下是番禺公证处积极探索公证服务信息化建设的几点经验。

一、推出互联网+公证的业务创新模式
      在传统涉外公证事项办理过程中，当事人在公证咨询、申请、缴费等环节必须前往公证处与公证人员面对面办理，由于信息交互不畅或沟通不及时，信息不对称导致的申办材料和办理事项偏差时有出现，而且由于办证现场人数众多，接待资源有限等原因，容易出现当事人办证需求无法得到及时满足，最终造成当事人多次往返公证处的情况，给当事人带来不佳的办理体验，这对公证行业来说绝对不是好事。因此，努力探索互联网与公证模式的融合路径，开拓在线公证办理服务，整合传统工作流程，弥补传统公证模式存在的不足，是公证行业在当今信息化时代背景下积极回应社会需求的必然选择。
       针对这一特征，番禺公证处依托微信“城市服务”平台，开放了30种常用的涉外民事公证事项网上申办业务，涵盖探亲旅游、出国留学、定居移民、商务劳务以及涉港澳台业务等公证用途。相较于使用微信公众号以及官网PC端的公证服务平台，使用微信城市服务的“公证服务”端口申办流程更为简化。当事人不用下载任何APP进行繁琐的注册登录操作，也无需关注公众号，直接在城市服务平台“政务办事”里点击“公证服务”即可进行业务办理。处内设有专人负责网上申办案件从资料审查到公证书出具的一系列后续工作，确保网上申办业务能有效开展。此外，我处通过租用云服务器搭建官网。云服务的应用，能为我处官网日后开通网上预约和在线咨询等便民功能提供强大稳定专业的技术支持，并且能节省官网的人力、财力和空间的投资成本，减少营运负担。通过网上业务的开拓，一方面为当事人提供了高度自由和灵活的公证申办环境以及明确的办证指引，根本解决了以往利用工作时间去办证，无法预先避开办证高峰期等诸多不便和烦恼，为当事人办证带来实实在在的便利；另一方面有效分流前来办证大厅轮候办证的市民，使处内的接待资源得到更有效的配置。无论是对通过网上申办的当事人还是对在办证大厅亲身申办的当事人而言，新办证模式的开启均能提升他们的办证体验。

二、开辟互联网公证宣传新路径
       信息化使任何行业都不再是一个封闭的状态。自我封闭信息往往会导致被动和话语权的丧失。互联网的一扇窗户，是公证树立行业形象，加强对外信息和宣传的重要途径。根据现代传播理论，以互联网为宣传手段其宣传成本和效果是最为经济和有效的。我们要借助网络加强对外宣传，把潜在的公证需求上升到对于公证的认识、了解和应用层面上，通过宣传唤醒群众公证意识，拓宽公证市场主体；通过网络，围绕公证行业的重点、热点，敏感问题，主动加大信息发布力度，形成广覆盖、敢发声的正面宣传格局，让公证宣传以“细水长流”的方式实现可持续发展。
       现时，番禺公证处已先后开通了官方微博和微信公众号。透过微博、微信与网民进行良性的互动和释疑解惑，定期发布与公证行业相关的最新新闻、采取回复网民评论、典型案例、热点事件和漫画宣传等图文并茂、声色结合，通俗易懂、群众喜闻乐见的方式进行宣传。这些新兴社交媒体有着传播迅速、受众面广、阅读简便的优点，使得公证宣传的触角更迅速地延伸到社会生活的各个领域和层面。以我处开通微信公证申办服务的宣传为例。网上服务开通不久，就吸引了番禺电视台的记者主动前来采访。原因就是我处曾在微博和微信上发布了动态，该记者通过其个人微信朋友圈和微博多次看到了我处关于开通微信公证申办服务的信息的转发，感到这是关乎民生的一道好消息，应该在番禺辖区内广而告之。

三、开辟办公场所信息化建设新路径
       一直以来，番禺公证处深刻认识到信息化建设对公证行业发展的积极影响。信息化建设是改善公证管理和公证服务的重要手段，是深入推进便民利民服务的重要举措。
       第一、升级叫号系统和实现办公区域无线局域网（WiFi）信号覆盖。新的叫号系统装有二代身份证感应器，凭身份证号码取号办证，有效防止倒卖叫号单的不法行为，提高轮候办证秩序的透明度。同时具备办证窗口实时公证案件受理数量统计功能，及时掌握办证窗口工作量的分布，有助管理人员进行管理监督和及时调度接待资源。升级版的叫号系统还能与网上预约系统对接，为日后开拓网上预约办证业务奠定设备基础。我处在办证大厅安装了多台无线路由器，实现无线局域网（WiFi）信号全覆盖，等待办证的当事人只需在智能手机、笔记本电脑等电子设备上输入番禺公证处公开的用户名和密码，就能轻松享受免费网络服务，让当事人在等待办证的时间里利用网络平台查询处理相关事务，轻松缓解业务高峰期轮候办证之苦。
       第二、完善办公系统、视频监控系统和考勤系统。在建立公证办案系统的基础上，我处以公证管理信息系统建设为手段，不断推进公证业务流程。针对实际情况和需要，对飞帆办证系统进行了改造和升级。新的办证系统功能更全面、角色控制更准确。系统通过用户名和动态密码识别操作者的身份，以控制权限，确保全案、全员、全流程应用，大大提高了工作效率和办证质量，实现了公证业务的科学管理，严格规范了办证程序，建立健全了公证处内部信息化管理体制，利用信息化手段对业务、财务、资产实施有效管理和监督，及时掌握业务发展动态，调整业务决策，实现了数据快速、准确上报及信息共享。我处安装了高清数字视频监控系统，实现了对办公场所是实时监控和不间断录制，保证了办公场所的安全。还安装了眼球识别考勤机，处内工作人员打卡上下班，方便了日常的管理工作。

       总而言之，随着信息化 “互联网+”时代的到来，公证工作也要适应时代发展需要。我们要以“一流队伍、一流业绩、一流形象”为目标，本着诚信公正的服务宗旨和“团结、创新、务实、求真”的团队精神，继续加强信息化建设和积极探索“互联网+公证”的发展模式，跟上时代发展的步伐，运用新的方式和手段为社会提供更好、更便捷的优质公证服务。